Hallintojärjestelmä

Yleistiedot hallintojärjestelmästä

Fenniaa hallinnoidaan keskinäisyyden periaatteella. Ylintä päätösvaltaa käyttävät yhtiökokouksen kautta vakuutuksenottajat eli Fennian asiakkaat. Fennian hallintoelimiä ovat hallintoneuvosto, hallitus ja toimitusjohtaja.

Fennian hallintoneuvosto

Fennialla on hallintoneuvosto, joka valvoo hallituksen ja toimitusjohtajan vastuulla olevaa yhtiön hallintoa. Yhtiökokous on valinnut hallintoneuvoston 41 jäsentä Fennian vakuutuksenottajien eli asiakkaiden piiristä. 

Hallintoneuvoston tehtävänä on valita hallituksen jäsenet ja vahvistaa hallituksen jäsenten palkkiot. Lisäksi hallintoneuvosto antaa varsinaiselle yhtiökokoukselle lausuntonsa tilinpäätöksestä, toimintakertomuksesta ja tilintarkastuskertomuksesta sekä antaa hallitukselle ohjeita asioissa, jotka ovat laajakantoisia tai periaatteellisesti tärkeitä.

Hallintoneuvosto kokoontuu kaksi kertaa vuodessa ja aina tarvittaessa. Hallintoneuvostolla on työvaliokunta joka valmistelee yhtiökokouksessa ja hallintoneuvossa käsiteltäviä asioita sekä tarkastusvaliokunta, joka perehtyy yhtiön toimintaan ja organisaatioon. Hallintoneuvosto on lisäksi asettanut alueellisia neuvottelukuntia joiden tehtävänä on seurata ja tukea Fennian alueellista palvelutoimintaa.

Fennian hallitus

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Konsernin emoyhtiön hallituksena se vastaa myös hallintojärjestelmän asianmukaisuudesta konsernitasolla ja huolehtii siitä, että konsernia johdetaan kokonaisuutena. Vuonna 2016 hallitukseen kuului seitsemän jäsentä.

Hallituksen tehtävänä on johtaa Fenniaa ammattitaitoisesti, terveiden ja varovaisten liikeperiaatteiden sekä luotettavaa hallintoa koskevien periaatteiden mukaisesti. Hallitus hoitaa tehtäviä, jotka sille on asetettu yhtiöjärjestyksessä, lainsäädännössä ja viranomaismääräyksissä.

Fennian hallituksen keskeisimpiä tehtäviä ovat:

  • päättää yhtiön tavoitteesta ja strategiasta, emoyhtiön hallituksena se päättää myös konsernin tavoitteesta ja strategiasta
  • hyväksyä riskienhallintastrategia sekä riski- ja vakavaraisuusarviota koskevat raportit
  • valvoa sisäisen valvonnan ja hallintojärjestelmän, mukaan lukien riskienhallintajärjestelmän, riittävyyttä ja tehokkuutta ja hyväksyä vuosittain näiden asianmukaisuutta ja riittävyyttä koskevat arviot
  • varmistaa, että Fennian vakavaraisuustaso pysyy asetetuissa tavoitteissa
  • hyväksyä Fenniassa noudatettavat toiminnan periaatteet.

Hallituksen apuna toimii nimitys- ja palkitsemisvaliokunta sekä Fennian ja Henki-Fennian hallitusten yhteinen tarkastusvaliokunta. Valiokunnat eivät tee päätöksiä vaan esitykset tuodaan hallituksen päätettäviksi.

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan tehtävänä on Fennian toimitusjohtajan, hänen sijaisensa sekä varatoimitusjohtajan ja johtoryhmän jäsenten palkitsemis- ja nimittämisasioiden valmistelu, suunnittelu ja kehittäminen sekä koko yhtiön palkitsemisjärjestelmän valmistelu.

Tarkastusvaliokunta on Fennian ja Henki-Fennian hallitusten yhteinen. Tarkastusvaliokunnan vastuualue kattaa sisäisen valvonnan, mukaan lukien compliancen, riskienhallinnan ja sisäisen tarkastuksen riittävyyden ja asianmukaisuuden seurannan. Lisäksi tarkastusvaliokunta huolehtii tilintarkastukseen liittyvistä lakisääteisistä tehtävistään.

Toimitusjohtaja

Fennialla on toimitusjohtaja, jonka hallitus nimittää sekä jonka toimisuhteen ehdoista, palkoista ja palkkioista hallitus päättää. Toimitusjohtajan tehtävänä on hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisesti hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa. Toimitusjohtajan tehtäviin kuuluu yhtiön liiketoiminnan johtaminen ja valvonta, riskien- ja vakavaraisuuden hallinnan järjestäminen sekä vastuu yhtiön toimintojen kehittämisestä ja koordinoinnista. Yhtiöllä on myös kaksi varatoimitusjohtajaa, joista toinen toimii toimitusjohtajan sijaisena. 

Tiedot palkka- ja palkkiopolitiikasta 

Hallintoneuvoston jäsenten palkkiot päättää yhtiökokous. Hallintoneuvoston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle maksetaan kokouspalkkion lisäksi kuukausipalkkio. Muille hallintoneuvoston jäsenille maksetaan kokouspalkkio sekä matka- ja majoituskulut.

Hallituksen jäsenten palkkiot päättää hallintoneuvosto. Hallitusten jäsenille maksetaan kuukausi- ja kokouspalkkio. Lisäksi tarkastusvaliokunnan jäsenille maksetaan kuukausi- ja kokouspalkkio ja nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsenille kokouspalkkio sekä matka- ja majoituskulut.

Toimitusjohtajan, hänen sijaisensa sekä varatoimitusjohtajan ja johtoryhmän jäsenten palkka- ja palkitsemisasioista päättää hallitus. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta valmistelee asioita hallituksen päätettäväksi.

Fenniassa noudatetaan hallituksen hyväksymää konsernin yhteistä Palkka- ja palkitsemispolitiikkaa. Palkkapolitiikassa määritellään Fennia-konsernin työntekijöiden palkan ja palkkioiden määräytymisen periaatteet. Palkkapolitiikassa on kuvattu palkka- ja palkitsemisasioihin liittyvät vastuut sekä se, että jokainen konsernin työntekijä voi itseään ja omaa toimintaansa kehittämällä vaikuttaa palkkakehitykseensä. Vaikka lähes kaikkien työntekijöiden ja johdon palkan ja palkitsemisen muodostamassa kokonaisuudessa on kiinteän palkanosan lisäksi myös muuttuvia elementtejä, muuttuvien palkanosion merkitys on suurin myyntitehtävissä olevalla henkilöstölle.

Palkitsemisen lähtökohtana on kannustava, oikeudenmukainen, kohtuullinen sekä konsernin ja konserniyhtiöiden lyhyen ja pitkän tähtäimen etujen mukainen johdon ja henkilöstön palkitseminen. Yhtiön työntekijät kuuluvat kannustepalkkiojärjestelmään, jonka säännöt ja periaatteet vahvistetaan vuosittain. Palkkiot perustuvat ennalta määriteltyjen, konsernin strategisista tavoitteista johdettujen tavoitteiden saavuttamiseen ja niissä on tyypillisesti sekä henkilökohtaisten tavoitteiden savuttamiseen että yrityksen tulokseen sidottuja kriteerejä. Lisäksi yhtiön ylin johto kuuluu pitkän aikavälin (2016–2018) strategiakannusteen piiriin, ja tämän perusteella maksetaan ryhmäeläkevakuutuksen maksu.

Palkitsemisperiaatteiden mukaisesti palkitseminen on rakennettu epätervettä riskinottoa estävällä tavalla. Palkitsemisjärjestelmissä on muun muassa ennalta määrätyt palkkiomaksimit, jotka rajoittavat palkkion enimmäismäärän. Lisäksi sääntöihin sisältyy force majeure -ehto, joka antaa hallitukselle oikeuden järjestelmien ehtojen muuttamiseen kesken kauden, jos yhtiön taloudellinen asema on vaarantunut taikka olosuhteet ovat muutoin muuttuneet merkittävästi. Palkoista ja palkkioista päätettäessä noudatetaan "yhden yli" -periaatetta eli päätöksentekijänä on pääsääntöisesti palkittavan henkilön esimiehen esimies.

Lähipiiriliiketoimet raportointikauden aikana 

Yhtiöllä ei ole lähipiiriliiketoimia, jotka olisi tehty muuta kuin tavanomaisia kaupallisia ehtoja noudattaen. Yhtiö on myöntänyt 2,9 miljoonaa euroa rahalainoja vakuutusyhtiön lähipiiriin kuuluville.

Muutokset raportointikauden aikana

Kuluneen raportointikauden aikana hallintojärjestelmässä ei ole tapahtunut olennaisia muutoksia.

Arvio yrityksen hallintojärjestelmän sopivuudesta

Fennian hallitus on seurannut vakuutusliiketoiminnan ja sijoitustoiminnan kehitystä sekä riskienhallinnan, compliancen ja sisäisen tarkastuksen raportointia vuoden 2016 aikana. Saatujen selvitysten perusteella hallitus on arvioinut, että sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty sekä yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmät vastaavat sääntelyn vaatimuksia, ovat ajan tasalla ja tehokkaita.