Administrationssystem

Allmänt om administrationssystemet

Fennia administreras enligt ömsesidighetsprincipen. Den högsta beslutande makten inom Fennia utövas genom bolagsstämman av försäkringstagarna dvs. Fennias kunder. Bolagets beslutande organ är förvaltningsrådet, styrelsen och verkställande direktören.

Fennias förvaltningsråd

Fennia har ett förvaltningsråd som övervakar bolagets administration som styrelsen och verkställande direktören svarar för. Bolagsstämman har utsett förvaltningsrådets 41 ledamöter bland Fennias försäkringstagare dvs. kunder.

Förvaltningsrådets uppgift är att välja styrelseledamöterna och fastställa deras arvoden. Dessutom lämnar förvaltningsrådet sitt yttrande över bokslutet, verksamhetsberättelsen och revisionsberättelsen till ordinarie bolagsstämma och ger styrelsen anvisningar i väsentliga eller principiellt viktiga frågor.

Förvaltningsrådet sammanträder två gånger per år och vid behov. Förvaltningsrådet har ett arbetsutskott som förbereder motionerna som tas upp på bolagsstämman och på förvaltningsrådets sammanträden samt ett revisionsutskott som granskar bolagets verksamhet och organisation. Förvaltningsrådet har dessutom utsett lokala förhandlingskommittéer som har i uppgift att följa och stödja Fennias regionala verksamhet.

Fennias styrelse

Styrelsen har hand om bolagets förvaltning och ser till att verksamheten är ändamålsenligt organiserad. I egenskap av styrelse för koncernens moderbolag svarar styrelsen även för behörig administration på koncernnivå samt för helhetsledning av koncernen. År 2016 bestod styrelsen av sju ledamöter.

Styrelsen har till uppgift att leda Fennia med yrkesskicklighet, enligt sunda och försiktiga affärsprinciper samt enligt principerna för en tillförlitlig förvaltning. Styrelsen sköter de uppgifter som den föreskrivits i bolagsordningen, lagstiftningen och myndighetsföreskrifter.

Till de centrala uppgifterna för Fennias styrelse hör

  • besluta om bolagets mål och strategi och i egenskap av moderbolagets styrelse besluta om koncernens mål och strategi
  • godkänna riskhanteringsstrategin samt rapporter om risk- och solvensbedömning
  • övervaka och säkerställa tillräcklig och effektiv intern revision och administration, inklusive riskhantering, samt årligen godkänna bedömningar av huruvida dessa är adekvata och tillräckliga
  • säkerställa att Fennias solvensnivå håller sig inom utsatta ramar
  • godkänna principerna för Fennias verksamhet.

Styrelsen bistås av utnämnings- och belöningsutskottet samt av Fennias och Fennia Livs gemensamma revisionsutskott. Utskotten fattar inga beslut utan lämnar förslag till styrelsen som beslutar.

Utnämnings- och belöningsutskottet har i uppgift att förbereda, planera och utveckla utnämnings- och arvodesfrågor avseende Fennias verkställande direktor, dennes ställföreträdare och vice vd samt medlemmarna i ledningsgruppen samt att förbereda frågor kring hela bolagets belöningssystem.

Revisionsutskottet är gemensamt för Fennia och Fennia Liv. Revisionsutskottets ansvarsområde omfattar uppföljning av att den interna kontrollen, inklusive compliance, riskhantering och intern revision, är tillräckligt omfattande och behörigt organiserad. Därutöver har revisionsutskottet hand om de lagstadgade uppgifterna i anknytning till revisionen.

Verkställande direktör

Fennia har en verkställande direktör som utses av styrelsen. Styrelsen beslutar också om verkställande direktörens anställningsvillkor, lön och arvoden. Verkställande direktören har till uppgift att handha den löpande förvaltningen av bolaget enligt styrelsens föreskrifter och anvisningar. Till verkställande direktörens
uppgifter hör att leda och övervaka bolagets affärsverksamhet, att organisera risk- och solvenshanteringen i praktiken samt att ansvara för utveckling och samordning av olika funktioner inom bolaget. Bolaget har också två vice verkställande direktörer varav den ena är ställföreträdare för verkställande direktören.

Löne- och belöningspolicy

Bolagsstämman beslutar om arvoden för förvaltningsrådets medlemmar. Förvaltningsrådets ordförande och vice ordförande får utöver mötesarvoden även en månadslön. Förvaltningsrådets övriga medlemmar får mötesarvode samt rese- och logiersättning.

Förvaltningsrådet beslutar om styrelseledamöternas arvoden. Styrelseledamöterna får mötesarvode och månadslön. Dessutom får revisionsutskottets ledamöter mötesarvode och månadslön, och utnämnings- och belöningsutskottets ledamöter mötesarvode samt rese- och logiersättning.

Styrelsen beslutar om ersättning till verkställande direktör, dennes ställföreträdare, vice verkställande direktör och medlemmarna i ledningsgruppen. Utnämnings- och belöningsutskottet förbereder frågor som styrelsen beslutar om.

Fennia följer en koncerngemensam löne- och belöningspolicy som styrelsen godkänt. Lönepolicyn fastslår principerna för hur arbetstagarnas löner och ersättningar fastställs inom Fenniakoncernen. Lönepolicyn beskriver hur ansvaret är fördelat i löne- och belöningsfrågor och hur varje anställd i koncernen kan påverka sin löneutveckling genom personlig och professionell utveckling. Även om den samlade helheten kring löner och belöning för ledningen och så gott som alla anställda innehåller både en fast lönedel och rörliga element, har den rörliga lönedelen störst betydelse för anställda med försäljningsuppgifter.

Utgångspunkten för belöningen är att den ska vara sporrande, rättvis och rimlig, omfatta bådeledningen och personalen samt vara förenlig med koncernens och koncernbolagens intressen på såväl kort som lång sikt. Bolagets personal omfattas av ett bonusprogram vars regler och principer fastställs årligen. Belönings- och bonussystemet bygger på att man ska uppnå mål som härletts ur koncernens strategiska mål och fastställts på förhand, och de innehåller vanligen både kriterier för personlig måluppfyllelse och kriterier som är kopplade till företagets resultat. Därtill omfattas bolagets högsta ledning av långsiktiga (2016–2018) strategiska incitament, som utgör grund för betalning av premien på en gruppensionsförsäkring.

I enlighet med belöningsprinciper har belöningen byggts upp på ett sätt som förebygger osund risktagning. Belöningssystemen har bl.a. på förhand fastställda maximibelöningar, som begränsar maximibeloppet för belöningar, och villkor för force majeure, som ger styrelsen rätt att ändra systemen om bolagets ekonomiska ställning har äventyrats eller om omständigheterna i övrigt ändrats avsevärt. När man beslutar om löner och belöningar är det i regel den belönade personens chefs chef som fattar beslutet.

Transaktioner med närstående under rapporteringsperioden

Bolaget har inga transaktioner med närstående som skulle följa andra än kommersiella villkor. Bolaget har beviljat penninglån om 2,9 miljoner euro till försäkringsbolaget närstående.

Förändringar under rapporteringsperioden

Det har inte skett några väsentliga förändringar i administrationssystemet under den gångna rapporteringsperioden.

Bedömning av administrationssystemets lämplighet

Fennias styrelse har följt utvecklingen av försäkrings- och placeringsverksamheten samt rapporteringen inom riskhantering, compliance och den interna revisionen under 2016.Styrelsen har bedömt utifrån tillgängliga uppgifter att den interna kontrollen ordnats behörigt samt att bolagets administrations- och styrningssystem motsvarar regelverkets krav samt att dessa är uppdaterade och effektiva.